Privacybeleid Heemkundekring “Echter Landj” 

De  Heemkundekring “Echter Landj”,   verder te noemen HKEL, verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In deze privacyverklaring informeren wij u over de verwerking van persoonsgegevens door HKEL.

Kijk ook op www.echterlandj.nl voor meer informatie.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die te herleiden zijn tot een persoon, bijvoorbeeld uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres. Ook een (pas)foto waar u op staat, is een persoonsgegeven. Op een combinatie van gegevens die kunnen leiden tot de identificatie van een persoon, is privacywetgeving van toepassing. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over bijvoorbeeld gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens, religieuze overtuiging of politieke voorkeur.

Welke persoonsgegevens registreert en bewaart de HKEL?

Voornaam          Achternaam

Woonadres        Postcode            Woonplaats

Telefoonnummer(s)       e-mailadres       lid sinds             bankrekeningnummer

Gezinsleden:      Na(a)m(en)

INVENTARISATIE DOELBINDING

Deze gegevens zijn verkregen  bij de aanmelding als lid. Deze gegevens worden door het secretariaat bewaard gedurende het lidmaatschap en daarna zolang als nodig voor de verwerking van de subsidieaanvragen en voor de verwerking van statistische gegevens. Er zijn geen persoonsgegevens ondergebracht bij derde partijen. De doeleinden zijn:

LEDENADMINISTRATIE/VRIJWILLIGERS

Gegevens worden verwerkt en gebruikt door het bestuur. De ledenadministratie en de administratie van vrijwilligers worden door het secretariaat digitaal beheerd en bevatten bovenstaande persoonsgegevens.

CONTRIBUTIEGEGEVENS

Deze worden verwerkt en gebruikt door de secretaris/penningmeester. Het verzoek tot betaling van de contributie geschiedt jaarlijks via het tijdschrift van de HKEL en wordt, waar nodig, gevolgd door een persoonlijke, schriftelijke uitnodiging tot betaling. De persoonsgegevens worden door de penningmeester digitaal beheerd in een administratieprogramma. Verzoek tot betaling voor deelname aan excursies en evenementen geschiedt via de secretaris.

DONATEURSBIJDRAGEN

Het verzamelen van gegevens voor het aanvragen van een financiering voor specifieke projecten geschiedt door de secretaris.

INFORMATIEVERSTREKKING/UITNODIGINGEN VOOR BIJEENKOMSTEN

Gegevens worden verwerkt en gebruikt door de secretaris. Informatieverstrekking geschiedt via het tijdschrift en via berichten welke per e-mail worden verzonden. De leden hebben toestemming gegeven voor de ontvangst van deze informatie en kunnen zich afmelden indien ze deze informatie niet (meer) wensen te ontvangen via info@echterlandj.nl. De e-mailadressen worden door het secretariaat digitaal beheerd in een e-mailprogramma. Als algemeen aanspreekpunt dient het e-mailadres info@echterlandj.nl.

SPONSORS

Gegevens worden verwerkt en gebruikt door de penningmeester. Gedurende de periode dat de vereniging sponsorgelden tracht te genereren worden de benodigde persoonsgegevens van potentiële sponsors door de penningmeester digitaal beheerd in een administratieprogramma.

HKEL-PRIVACYBELEID in het kader van de wet op de AVG

  1. Als vereniging hebben wij ons privacybeleid zichtbaar gemaakt op de website van de vereniging en verwijzen wij hiernaar in al onze documenten waarin persoonsgegevens staan of gevraagd worden.
  2. Als vereniging verklaren wij dat wij nooit persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
  3. Als vereniging hebben wij persoonsgegevens altijd opgeslagen achter de beveiliging van minimaal een gebruikersnaam en een wachtwoord.
  4. Als vereniging hebben wij de persoonsgegevens alleen opgeslagen op computers/servers met beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch software-updates op te halen en te installeren.
  5. Als vereniging verklaren wij dat wij nooit persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
  6. Als vereniging hebben wij de opgeslagen persoonsgegevens beveiligd met een back-up.
  7. In onze vereniging hebben alleen geautoriseerde personen toegang tot de persoonsgegevens van de vereniging.
  8. Als vereniging hebben wij enkel de secretaris en de penningmeester geautoriseerd om de persoonsgegevens van de vereniging in te zien en te verwerken indien dit nodig is voor de uitoefening van de bij hun functie horende taken, dit geldt ook voor (bestuurs)leden voor zover zij uit hoofde van hun (bestuurs)functie over persoonsgegevens moeten beschikken.
  9. Als vereniging verklaren wij dat wij alle persoonsgegevens vernietigen als de overeenkomst op grond waarvan ze verkregen zijn verlopen is of de toestemming is ingetrokken.
  10. Als vereniging verklaren wij dat wij alleen persoonsgegevens van minderjarigen verwerken als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
  11. Als vereniging hebben wij papieren documenten waarop persoonsgegevens staan, opgeslagen achter slot en grendel.
  12. Binnen onze vereniging zijn de verwerkers op de hoogte van wat een datalek is. Ook is bekend dat dit direct gemeld moet worden bij de voorzitter en de secretaris zodat wij als vereniging adequaat dit lek kunnen dichten, afhandelen en documenteren.
  13. Als vereniging hebben wij alle bestuurs- en commissieleden duidelijk geïnstrueerd over het onderwerp privacybescherming en wel door het verstrekken en verduidelijken van dit document.
  14. Als vereniging geven wij leden, vrijwilligers en donateurs op verzoek inzage in de opgeslagen persoonsgegevens.
  15. De secretaris is binnen de vereniging belast met de bescherming van alle persoonsgegevens.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door de Heemkundekring kunt u terecht bij de voorzitter van de Heemkundekring.

Natuurlijk kun u ook altijd contact opnemen met de secretaris van de Heemkundekring.

Is uw eventuele klacht niet adequaat verholpen? U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Goedgekeurd in de bestuursvergadering, d.d.30 augustus 2018  

Versie 1 d.d. 30 augustus 2018